Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Een factuur die niet aan de eisen voldoet kan je klant de btw-aftrek kosten en jou gedoe bij een controle. Dit moet erop staan.
De verplichte onderdelen
Je volledige naam en adres én die van je klant, je KVK-nummer, je btw-identificatienummer, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van wat je leverde, de datum van levering, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Nummering: opeenvolgend, zonder gaten
Factuurnummers moeten doorlopen. Een verwijderde conceptfactuur mag geen gat in je reeks achterlaten. Goede software kent het nummer daarom pas toe op het moment van versturen.
Btw verlegd of vrijgesteld?
Lever je met verlegde btw, bijvoorbeeld aan een ondernemer in een ander EU-land, dan vermeld je 'btw verlegd' en het btw-nummer van je klant. Bij vrijgestelde prestaties vermeld je de grond van de vrijstelling.
Bewaarplicht
Verstuurde en ontvangen facturen bewaar je zeven jaar. Digitaal mag, zolang ze volledig en leesbaar blijven en je ze kunt terugvinden.
Veelgestelde vragen
Mag ik zelf een factuurnummer kiezen?
Je mag zelf een reeks kiezen, maar de nummers moeten uniek en opeenvolgend zijn, zonder gaten. Beginnen bij bijvoorbeeld 2026-0001 is prima.
Moet mijn KVK-nummer op de factuur?
Ja, net als je btw-identificatienummer en de volledige naam- en adresgegevens van jou en je klant.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Zeven jaar, zowel verstuurde als ontvangen facturen. Digitaal bewaren is toegestaan.
Liever een antwoord over jouw situatie?
Fifi, de AI-assistent van FiFix, geeft antwoord in gewone taal. Drie vragen gratis, zonder account.
Stel je vraag gratis aan Fifi